كيفية اعداد المؤتمرات و تنسيق الندوات

Top-10-Things-To-Keep-In-Mind-When-Doing-Corporate-Event-Planning-622x431.jpg

كيفية اعداد المؤتمرات و تنسيق الندوات

 

مقدمه:

نحتاج دائما الى انشطة و فعاليات حتى نصل الى القطاع العريض من الجمهور. هذه الأنشطه تشكل مؤتمرات و ندوات أو ورش عمل . و حتى تؤتي ثمارها يجب أن نخطط الأنشطة بصورة فعالة و كفء .

في هذه الدورة سنناقش أبعاد التخطيط لعقد المؤتمرات و الندوات و التحديات التي ستواجهنا و كيفية مواجهتها و سنطلع على كيفية تنسيق و تنظيم عقد المؤتمرات و الدورات .

دور المؤتمرات و الندوات في تحقيق الأهداف المرادة

تعد المؤتمرات و الندوات من الأساليب الفعالة في الترويج لقضايا الجمهور و توعيتهم و طرح ورقة عمل ومناقشة بعض الأمور و ايجاد الحلول لها ,حيث تسهم فيما يلي :

 -  تزويد المنسقين بفكرة عن الأبعاد التي من أجلها عقد المؤتمر أو الندوة مثل قضايا اقتصادية أو سياسية وما الى ذلك .

 - تدريب المنسقين على الانخراط بصورة فعالة في مجال صنع القرار و دراسة الامور و اصدار التشريعات و اقامة العلاقات مع وسائل الاعلام .

 - التوصل الى لغة مشتركة بين المنسقين و الاتفاق على عمل واحد بافكار واحدة للحصول على عمل مميز .

 التقريب بين مختلف وجهات النظر و الاراء المتنوعة و توفير الفرص للدعم المتبادل و التعلم .

 - خلق الحافز و تعزيز الالتزام بين افراد الفريق الواحد و العاملين عليها .


اعداد الندوات و المؤتمرات :

·       يجب تحديد ما نود تحقيقه من عقد المؤتمر او الندوة اذ يعتمد تصميم المؤتمر او الندوة على ما نرغب في تحقيقه . فعلى سبيل المثال ,تختلف الندوة او المؤتمر المعقود لتزويد المشاركين بمعلومات جديدة عن قضية ما , عن الندوة او المؤتمر الذي يعقد بهدف اعطاء المشاركين فرصة للتفاعل و تبادل المعلومات و الافكار عن موضوع ما .

·       تحديد المشاركين في المؤتمر أو الندوة . و يشترط لنجاح هذه الانشطة ان تكون لدى المشاركين خبرة متشابهة في مجال واحد و اهتمام مشترك في موضوع واحد.

·       توفير الوقت والطاقة للأعداد للمؤتمر او الندوة لكي تاتي بالثمار المرجوة منها , ويتطلب ذلك ان يعرف المنظمون مقدمآ رغبات واحتياجات المشاركين و الجديد الذين يرغبون في معرفته , فعلى سبيل المثال , اذا كان المؤتمر او الندوة يتناول قضايا اقتصاديه فيجب ان ينتقي القائمون به الفئة او الفئات التى يمكن ان تستفيد بالفعل من حضور هذا النشاط.

·       ارسال استمارة راى الى المشاركين قبل عقد النشاط او الاتصال هاتفيا بهم , وسؤالهم عن المعلومات التي يودون معرفتها او لموضوعات التي يرغبون في مناقشتها.

·       تخطيط انشطة وفعاليات المؤتمر او الندوة, بعد تحديد مستوى المشاركين. وللمساعده في عملية التخطيط يجب الرد على الآسئله الآتيه:

·       هل ستكون هناك فرص عمليه للتعلم المتبادل؟

·       هل سيتألف المؤتمر او الندوة اساسآ من محاضرات و متحدثين؟

·       هل ستكون هناك مناقشات جماعيه؟

·       هل سيتم تقديم بحوث ومناقشتها؟

·       هل ستستخدم وسائل سمعيه بصرية؟

·       من هم المشاركون و القادة في المؤتمر او الندوة؟

·       من الذي سيتولى إداردة المناقشات الجماعيه؟

·       من سيشارك في جلسات المناقشات من داخل النشاط او خارجه؟

·       هل سيكون هناك توازن في الحضور من حيث الجنس و السن و الموقع الجغرافي , الخ,

تخطيط البرنامج

·       ما هو ترتيب المتحدثين في المؤتمر او الندة؟

·       ما هي الموضوعات التي سيناقشها كل منهم؟

·       هل سيكون هناك متحدث أساسي؟

·       هل سيكون هناك حفل استقبال او مناسبة غير رسميه يحضرها كل او بعض المشاركين؟

·       ما هي المواد المكتوبه او المطبوعات التي ترغب في توزيعها على المشاركين؟

·       *هل سيدفع المشاركون رسما ماليا للحضور؟ وما هو مقدر هذا الرسم؟

(قد تتمكن من تغطية نفقات المؤتمر عن طريق الحصول على رسوم مالية من المشاركين لحضور المؤتمر او مقابل الحصول على المواد امختلفةالمتاحة خلال المؤتمر (.

التنفيذ :

بعد تخطيط المؤتمر او الندوة , يجب تنفيذ ما يلي :

·       وضع جدول زمني بالمواعيد المقررة و آخر مهلة لها ,و ينطبق ذلك على ارسال خطابات الدعوة لحضور المؤتمر , وحجز مكان عقد المؤتمر أو الندوة...الخ. ويجب التاكد من أن تعطي لنفسك مهلة كافية للتخطيط , واعداد المطبوعات و الاتصال بالمتحدثين و الحصول على التصاريح و الموافقات اللازمة لعقد اللقاء, مثل الموافقات الأمنية و الادارية...الخ.

·       ضمان جودة تجهيز المكان الذي تخطط لعقد المؤتمر او الندوة فيه مثل (إعداد القائمة والماكولات و المشروبات نظم الصوت و الاضاءة قوائم التسجيل و اسماء المشاركين.....الخ) و يراعى عند اختيار المكان سهولة وصول المشاركين اليه .

·       الاتصال بالمتحدثين و من يكلف بادارة المناقشات و دعوتهم بصورة رسمية للحضور بوقت كافي .

·       اعداد قوائم بريدية للأشخاص الذين تنوي دعوتهم للمشاركة ( اعضاء فاعلون في مجال الدورة او المؤتمر ).

·       دعوة الصحفيين و الاعلاميين ة التاكيد على حضورهم من خلال اتصال تليفوني.

·       ارسال الدعوات و المنشورات او خطابات المعلومات الاخرى بشأن المؤتمر. و يجب ان تتضمن الخطابات بطاقة رد تتضمن خانة لاسم المشارك و عنوانه , بحيث يعيدها اليك مرة اخرى مع الرسم المالي ( اذا كان هناك رسم اشتراك لحضور المؤتمر او الندوة ). و بهذه الطريقة يمكن تحديد من سيحضر المؤتمر او الندوة و من سدد رسوم الاشتراك عند بداية المؤتمر او الندوة .

·       طلب الوسائل السمعية و البصرية و المرطبات و المشروبات اللازمة... الخ.

·       ترتيب المبيت للضيوف اذا تطلب الامر ذلك .

التقييم :

يجب ان تتذكر ان تطلب من المشاركين اعطاء تقييمهم للندوة او المؤتمر لدى نهايته. و يجب توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل ندوة او مؤتمر لمعرفة آراء المشاركين و الحضور فيما يلي :

اسلوب العرض .

- المشرفون

- مستوى التعاون و المشاركة

- اطلب من المشاركين التقدم بمقترحاتهم و استخدم هذه المعلومات عند التخطيط لندوة او مؤتمر آخر.

- يجب ان تتضمن استمارة التقييم اسئلة محددة لأنه في العادة يستمتع المشاركون بالمؤتمرات و الندوات الى حد كبير باعتبارها تغيير عن روتين العمل اليومي و هكذا فانك اذا وجهت السؤال التالي :

س : ما مدى فائدة هذه الندوة او المؤتمر بالنسبة لك؟ (نرجو وضع دائرة حول اجابة واحدة فقط ).

مفيدة/ للغاية مفيدة /غير مفيدة

فان معظم المشاركون سيجيبون بانها كانت مفيدة للغاية حتى اذا لم يتعلموا منها كثيرا و لكن سوف تحصل على تققيم افضل اذا جهت اسئلة محددة بدرجة اكبر .

مثال :

في هذا المؤتمر او الندوة هل حصلت على ما يلي :

( ضع علامة امام الاختيار الذي يعبر عن رأيك)

تاكيد لمعلوماتك / القليل من المعلومات الجديدة / معلومات جديدة لها قيمتها

هل حصلت على كل ما تريد معرفته ؟ (نعم ) ( لا ) (لماذا \ لما لا ) ؟

............................................................ ............................................................

هل هناك شيء ترى انه لم يكن ضروريا ؟( اذكر )

............................................................ ............................................................

نرجو كتابة تعليقك المحدد على اسلوب العرض الذي اتبعه المشرف في هذه الندوة او المؤتمر ؟

............................................................ ............................................................

ما الاسلوب الذي يمكن اتباعه من اجل تحسين هذه الندوة او الجلسة ؟

.....................................................................................................................................................................................................

معوقات و حلول

ان تنظيم مؤتمر او ندوة في أي مجال من المجالات قد يصادفه صعوبات و عقبات بعضها عام أي انه يواجه أي نشاط من هذا النوع ايآ كانت اهافه و غاياته .

·       الصعوبات العامة :

تتلخص هذه الصعوبات في عدم توفر التمويل اللازم لعقد النشاط . عدم وجود مشاركين قادرين على التفاعل و تبادل الخبرات و اكتساب المهارات , نقص الكادر البشري القادر على القيام بمثل هذه الانشطة , و كذلك وجود طابع تنظيمي مثل عدم وجود مكان ملائم لعقد المؤتمر او الندوة و البعد المكاني للمشاركين لمقر انعقاد النشاط و غياب التنسيق , عدم القدرة على الحصول على التصاريح المطلوبة لعقد النشاط .

مثل هذه الصعوبات ذات الطابع العام تحتاج الى مزيد من الجهد و توفير التمويل اللازم و التنسيق و العناية بالكوادر البشرية و فتح خطوط اتصال و حوار مستمر مع الجهات المسؤولة من اجل تبادل الخبرات و الابقاء على قنوات اتصال مع المؤسسات المعنية بالنشاط من اجل تسهيل عقد هذه الدورة او المؤتمر.

·       الصعوبات الخاصة :

وهي جملة الصعوبات التي تنبع في الاساس من التحديات التي تواجه عقد ندوات او مؤتمرات .

أ- صعوبة الموضوع : في بعض الحالات قد لا يستقبل المجتمع المحلي بارتياح بعض الموضوعات ذات الصلة بقضية ما إما لأنها لا تتفق بصورة او باخرى مع العادات و التقاليد السائدة أو نظرآ لأنها لا تتصل بصورة مباشرة بمفردات الحياة اليومية للمواطنين العاديين .

يكمن الحل في ايجاد الكادر البشري الملم بابعاد موضوع النشاط و تجنب كل ما يضعف هذا النشاط .

ب – ضعف القدرت التنظيمية : يقصد بذلك ان لا تتوفر لدى العاملن على عقد هذا النشاط القدرة على اقامة نشاط في هذا المجال و هو المجال المقترح نظرآ لأن بعض النشاطات تحتاج الى الخبراء في هذا المجال .

يكمن الحل عندما يطرح مقترح لعقد نشاط لا بد من دراسته و ايجاد كوادر بشرية لتنظيم النشاط ذو خبرات سابقة .

ج – تبسيط المفاهيم : يقصد بذلك جعل مفهوم عنوان الندوة في متناول ايدي الاشخاص العاديين أي ليس لهم خبرة في هذا النشاط .

الاسس التي نعتمد عليها في اعداد المؤتمرات و الندوات :

·       تحديد الغرض من عقد المؤتمر او الندوة .

·       الاعداد لعقد المؤتمر و يشمل الاعداد عدة خطوات ( اعداد المكان المناسب و الحصول على الموافقات و التصاريح من الجهات المسئولة

·       توجيه الدعوة للاشخاص المهتمين قبل عقد المؤتمر او الندوة بوقت كافي.

·       تنظيم جلسات المؤتمر او الندوة من حيث اعداد الجلسات و تسمية المتحدثين و التصال بهم ..الخ .

·       تجهيز المطبوعات ( كتب – نشرات – بيانات صحفية ) التي سيجري توزيعها اثناء المؤتمر او الندوة .

·       ارسال البيان الختامي للقاء كل من شارك في فعالاته مصحوبآ بخطاب

·       تقييم المؤتمر و تحديد نقاط القوة و الضعف للاستفادة منها في المستقبل عند تخطيط و تنفيذ لقاءات مماثلة. 

 

للدكتور خالد عدنان الصمادي, الجامعة الاردنية بالسودان

منتدى الساحه الكشفيه

المصدر: http://drnabihagaber.blogspot.com/2013/04/blog-post_12.html

عوامل نجاح المؤتمرات

events.jpg

هناك مجموعة من العوامل المهمة التي ينبغي توافرها حتى تنجح أي فعالية في تحقيق أهدافها المحددة لها أثناء التخطيط لعقدها. وتشمل هذه العوامل :

العامل الأول: الإدارة القوية

يجب أن تتم الادارة عبر جهة واحدة، كان تكون لجنة مختصة بإدارة الفعالية، ويكون على راسها شخص حازم لديه من الخبرة في تخصصه ما يؤهله لإدارة الفعالية وضمان نجاحها عبر الإمساك بجميع خيوطها. وينبغي  أن يكون هذا الشخص مقبولاً لدى جميع الأطراف لما يتحلّى به من حكمة ومنطقية واعتدال فضلاً عن الاحترام والمحبة. وعلى هذا القائد أن يقود بشكل متوازن حتى ينجح في أداء مهمته.

وإذا توفرت هذه العناصر، يمكن أن نضمن تسييّر الفعالية بطريقة مقبولة ومنظّمة. كما أن عدم الالتفات إلى هذه النقطة يمكن أن يؤدي إلى أن تسير الاجتماعات دون هدف أو تنعطف عن الهدف الذي رسم لها، هذا على أحسن الفروض، والفرض الأسوأ لها أن تتحول الفعالية إلى حالة من الفوضى بسبب تضارب الآراء والرؤى مما يقود إلى انعكاسات سلبية.

وعلى الإدارة - سواء تجسدت في لجنة أو شخص مدير - أن توفّر في نفسها المؤهلات الكافية للسيطرة والتوجيه، فإنها إذا لم تتفهّم ما يجب عليها فعله من فعل أو رد فعل، فإنها ستفقد القدرة على التأثير في الاجتماع بالشكل المطلوب.

وهناك بعض الاقتراحات للوصول إلى إدارة موجهة وقوية:

1- الالتزام بجدول أعمال للمؤتمر أو الندوة (الفعالية) محدّد المراحل وموضوعات البحث، مع تحديد الزمن الكافي لها بعد الاتفاق عليه من قبل الأطراف المشاركة ثم توجيه وقائع الاجتماع وفق هذا الجدول المرسوم وبهذا نكون قد أغلقنا باب الامتعاض من قبل المشاركين حتى لا يعتبروا الاجتماع مضيعة للوقت وللجهود.

2- تشجيع المشاركين في الاجتماع على الإدلاء بآرائهم وطرح أفكارهم ومناقشاتهم والتركيز على الاهتمام في كل حديث أو رأي يطرحه طرف مشترك من حيث الانتباه والزمان والتوضيح والشرح والتعليق، حتى يتاح للجميع الفرص المتوازنة والكافية للتعبير عن آرائهم حتى لا يخرجوا من الاجتماع وهم يشعرون بالانعزال أو الغربة عن الأجواء.

3- ضبط الوقت ومطابقته مع المناقشات والآراء المطروحة في الاجتماع حتى يتوفّر الوقت الكافي للاستماع إلى مختلف الآراء وحتى يتوازن أيضاً الوقت مع الأفكار المطروحة لكي لا يطول الحديث عن نقطة غير ذات أهمية ويقصر في النقاط المهمة، وأيضاً حتى ينتهي الاجتماع وقد فرغ من مناقشة كل النقاط المحددة على الجدول بلا تأجيل أو حذف أو تغيير.

4- تدوين وقائع الاجتماع وتوثيقها، وخصوصاً تدوين ما تمّ الاتفاق عليه من قرارات والنقاط التي كانت مثار جدل بين الأطراف وتسجيل رأي كل طرف وتثبيت مناقشته. فالتسجيل يضمن فوائد عديدة منها، أنه يلغي احتمالات سوء التفاهم أو الأعذار في الاجتماعات القادمة، ويجعل تغيير المواقف والآراء والالتزامات عملية واضحة ومعروفة،  فضلاً عن تكريس الأفكار وحفظ التجارب بحيث تكون مرجعاً يستفاد منه في الاجتماعات القادمة.

5- إنهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة - أي جامعة لكل ما طرح في الاجتماع من رؤى ومناقشات- ومانعة من دخول الآراء والأفكار التي لا ترتبط بموضوعات الاجتماع وتسجيلها في بيان واضح ودقيق مع تحديد المهام والأشخاص الذين عينوا لإنجازها، على أن يوزّع هذا البيان على الجميع كوسيلة إلزام ومذكرة عمل.  وهذا البيان يحال إلى لجنة المتابعة فيما بعد الاجتماع لمواصلة مهمتها بالشكل الأفضل.

6- التوجيه والسيطرة على الاجتماع لضمان فرص التعبير عن الرأي للجميع، حتى لا يخرج البعض بانطباعات سلبية ويتصوّر أن الاجتماع كان ضياعاً للوقت وخسائره أكثر من منافعه.

العامل الثاني: التحضير المسبق

يجب بذل جهد حثيث من أجل التحضير للمؤتمر وتنظيم جدول أعمال يرضي جميع الأطراف المساهمة - وهذا أمر يرتبط بلجنة التحضير أكثر من غيرها - فإن أي فعالية تقام بناء على تحضير مسبق وتنظيم كاف يطّلع عليه المشاركون قبل انعقادها، من الصعب توقع فشلها وذلك للآتي:

1- المشاركون في الفعالية ليسوا قادرين على تحضير أنفسهم في وقت الاجتماع أو قبله بقليل في الغالب،  وبناء عليه لن تكون المعلومات المطلوبة والأفكار المراد بحثها في الاجتماع متوافرة لديهم بالقدرة والمستوى الكافيين وهذا من شأنه أن يخلّ بوقائع الاجتماع وموضوعيته وبالتالي نتائجه.

2- عدم وضع جدول زمني لوقائع الاجتماع متطابق مع جدول الأعمال يعني أن الاجتماع ينتهي لأسباب عديدة منها تعب المشاركين، ومنها شعورهم بالملل، أو تركهم للاجتماع لانشغالات أخرى يجدونها أولى وأهم من المشاركة في الاجتماع ومنها توقع الفشل وهذا كاف لدفعهم إلى ترك الاجتماع أو عدم التفاعل معه.

3- عدم التحضير المسبق قد ينتهي أيضاً إلى جرّ الاجتماعات إلى أمور لم يحسب لها حسابها وبالتالي ستؤول النتيجة إلى شعور البعض بالخسارة، وإن كان مثل هذا الاجتماع قد يخقق فائدة لبعض الأطراف التي تعرف كيف تغتنم الفرص وتستثمر الأوقات.

العامل الثالث: التفاعل مع المؤتمر

لعلّ من المساهمات الفعالة في إنجاح المؤتمرات والندوات وكسب نتائج مثمرة منها هو العمل على أن يحضر الأشخاص المعنيون الاجتماع وبمستوى جيد من الاستعداد الذهني والراحة الجسدية، فالحالة النفسية والجسدية تشكل ركيزة أساسية لإعطاء الاجتماع صبغة إيجابية تنعكس على الأجواء.

كما أن الموقف النفسي من المؤتمر يؤدّي دوراً كبيراً في تحديد مركزية الاجتماع وأهميته وبالتالي نتائجه، لذلك ينبغي على اللجان المديرة للاجتماع أن تلحظ الحالات النفسية للأطراف المدعوة ورعايتها رعاية جيدة، إضافة إلى العمل على توفير أكبر قدر ممكن من الراحة، مما ينعكس إيجاباً على نجاح الاجتماع.

وهناك بعض المواقف السلبية التي ينبغي على منظمي الاجتماع ملاحظتها جيداً والعمل على تلافيها وتشمل:

1- عدم سعي المشاركين للحضور بأنفسهم وإرسال بدلاء عنهم لحضور جلسات الاجتماع .

2- عدم التحضير للمؤتمر كما ينبغي أو عدم إحضار المذكرات أو المهمات المطلوبة.

3-  إشغال المشارك لنفسه ببعض الأعمال التي من شأنها أن تعيق عمل المؤتمر مثل التحدث بواسطة الهاتف الجوال أو مطالعة صحيفة أو كتابة رسالة أو التحدث مع بعض الزملاء. وأحياناً يجد البعض من وقائع الاجتماع ومناقشاته مجالاً مناسباً للسخرية والضحك أو صرف الحديث الموضوعي المركز إلى أمور جانبية لا تمس صلب الموضوع أو ترتبط في أمور لا ربط لها في حديث الاجتماع.

4- الوصول متأخراً إلى المؤتمر أو البقاء لفترة فيه ثم الخروج منه قد يكشف أن الاجتماع لم يكن موضع اهتمام كامل والنتيجة أنه سيكون أقل نفعاً وفائدة.

العامل الرابع: دور المكان

للمكان دوره أيضاً فبعض الأشخاص قد يشعر بصعوبة كبيرة في الاستمرار في المؤتمر أو المساهمة الفاعلة فيه إذا لم يكن مكان الاجتماع مريحاً وجيداً. فالمكان ينعكس كثيراً على نفوس المقيمين فيه إيجاباً وسلباً خصوصاً وأن بعض الأشخاص قد تكون لهم حساسية روحية أو عاطفية شديدة، كما أن البعض منهم قد ترهقه الأعمال والمسؤوليات بما لا يجد لنفسه فرصة للراحة، فإذا شارك في اجتماعات مكثّفة ومركّزة فإن ذلك سيرهقه فكرياً وجــسدياً الأمر الذي يعطّل مساهماته الفعالة وإن كان مقتنعاً بضرورة الاجتماع وأهميته.

لذلك فعلى اللجان المعدة للمؤتمر أن تعد أماكن صالحة ومريحة للاجتماعات الطويلة والمكثفة حتى تضمن اهتماماً أكبر من المشاركين بموضوعات الاجتماع.

أسباب القصور في تنظيم أي مؤتمر

- عدم اختيار المكان المناسب لانعقاده وضعف الترويج له.

- غياب أي برامج ترفيهية على هامش المؤتمر، لنقص في علاقات تلك الجهات المنظمة سواء برجال الأعمال ليتولوا مسئولية رعاية المؤتمر ماديا، أو بوسائل الإعلام للترويج للمؤتمر قبل وأثناء وبعد انعقاده.

- بعض الشركات تدعي أنها متخصصة في تنظيم المؤتمرات مع أنها أبعد ما يكون عن ذلك. فشركات تنظيم المؤتمرات ينبغي أن يكون لها مقومات تميزها، كما أن العاملين بها ينبغي أن يتصفوا ببعض المواصفات.

المصدر: http://www.siironline.org/alabwab/motamarat/067.html 

لكي يكون مؤتمرك ناجحاً

Conference.jpg

 تُعدّ المؤتمرات العلمية و التخصصية من أنفع ما ابتدعته الحضارة المعاصرة، إذ تتلاقح فيها الأفكار الجديدة و تؤدي إلى نتاج معرفي و تقني تستفيد منه المجتمعات و تواجه به تحدياتها المستقبلية و المتنوعة. و المؤتمر الناجح يعتبر مكسباً كبيراً للبلد الذي يعقد فيه و الجهة المنظمة و المشاركين على حدٍ سواء. لكن تنظيم مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين و اليسير بل يتطلب الكثير من الخبرة و الجهد و التنظير.  و نظراً لصعوبة أن يجد الراغبون في تنظيم مؤتمر عوامل نجاحه موثقة في مصدر واحد، رغبت في هذه المقالة أن اوضح أهم  العوامل اللازمة لعقد مؤتمر ناجح.

 

   عوامل عامة

   1- تنظيم مؤتمر هو عمل متطلب جداً، هل بالفعل ترغب في تنظيم المؤتمر؟ و هل سيضيف قيمة نوعية لمؤسستك أو لحقلك العلمي؟ هل تعي كيف سيشغلك الإعداد للمؤتمر عن عملك الأساسي؟  هل تعلم أن المؤتمر السيئ الإعداد و التنظيم قد يؤثر سلباً على علاقات المنظمين ؟ بل قد يؤثر على سمعة المؤسسة في المجتمع.  لذا إسأل نفسك و أجب بكل وضوح؟ هل المؤتمر جدير بتنظيمه أم لا؟

 

   2- كلنا لدينا أهداف شخصية، و لكن مثل هذه الأهداف لا ينبغي أبداً أن تطغى على الأهداف المؤسسية (الجهة المنظمة). و إذا طغت الأولى على الثانية، فهي مؤشر حقيقي لفشل ذريع للمؤتمر.

  

    فهل لديك القدرة على التعامل مع هذا الأمر بحكمة؟

   3- المؤتمر مشروع، و أهم خطوة في المشروع هو التخطيط. اقضِ 30% من الوقت في عمل المسارات الحرجة (Critical Paths) لمهام المؤتمر الرئيسية حتى تقلل المفاجآت لأقل قدر ممكن.

   4- ابدأ بالاستعداد للمؤتمر مبكراً ويفضل ان يكون قبل سنتين من انعقاده.

   5- هل تنفيذ المؤتمر و إقامته سيخدم هدفه الأساسي؟ أم أننا سننتهي إلى مناسبة ضخمة للاستعراض و الدعاية؟ هل سيخدم المؤتمر البلد و موضوع المؤتمر و الجامعة/الجمعية التي ستنظمه أم أنه سيتحول إلى تلميع أشخاص محددين؟

   6- لا تبدأ مؤتمراً قبل أن تكون لديك ميزانية مناسبة. و تحرك في إطار ما تسمح به ميزانيتك. و في العموم إن وضوح الهدف و دقة التخطيط و حسن التنظيم هو أهم من وجود ميزانية كبيرة.

   7- ما مدى قدرتك على أخذ الإلتزام بالعمل من أعضاء لجان المؤتمر و الإدارات المساندة بالجهة التي تعمل بها؟ هل لديك القدرة على مكافأتهم مادياً أو هل لديك سلطة إدارية عليهم بحيث تكافئهم لاحقاً بشكل أو بآخر نظير جهودهم؟ إن هذه المسألة مهمة جداً و يجب أن تكون الرؤية واضحة فيها لجميع اللجان و العاملين فيها و الموظفين المساندين و الطلاب... الخ. و في المقابل لابد أن يُبلغ جميع العاملين في لجان المؤتمر بضرورة الإلتزام بمهامهم و مواعيد تنفيدها، و استبعاد عدم الملتزمين و لو في منتصف الطريق.

   8- احذر أن يشعر بعض أعضاء مؤسستك بالإقصاء من أعمال المؤتمر، فإنك بذلك قد تكسب نجاحاً جزئياً للمؤتمر خارج مؤسستك، و لكن حتماً ستخسر هؤلاء الذين شعروا بالإقصاء.

   9- هل لديك إلمام بظاهرة يتخذها بعض الأعضاء بأن يكونوا Free Riders أي يكتفوا بالعضوية بدون بذل جهد لإنجاح المؤتمر، مما يجعل ضغط العمل ينصب على أناس محددين؟ و هذا أمر يحبط و يحرق المخلصين جداً؟  هل لديك القدرة على التعامل بحزم مع مثل هؤلاء؟

   10- إن خير من استأجرت القوي الأمين: إن جدية المؤتمر و وضوح الهدف منه يتطلب اختيار أصحاب الرأي الواضح و الصريح الذين لاينقصهم الإبداع و التفكير الخارج عن القيود التقليدية لمثل هده المهمة الراقية. أما من وافقك على كل شئ و ليس له فكر أو رأي واضح فمن الأفضل ألا يُسند إليه مثل هذا العمل.

 

   قبل المؤتمر

  1- يجب أن يكون موضوع المؤتمر واضح و مشوق و معاصر up to date subject و يكون الهدف منه واضح (هل هو توعوي أو اكاديمي أو تطبيقي أو غير ذلك؟.

   2- لضمان المشاركة الفاعلة على مستوى مهني عالي، لا بد أن تبرز نتائج المؤتمر المتوقعة مع توضيح المنفعة للمشاركة من الناحية المعلوماتية أو التعرف على العاملين في نفس المجال للتعاون المستقبلي.

   3- يجب ان أن تكون هناك فكرة رئيسة theme ملفتة للمؤتمر و يكون تصميمها على مستوى عالي من الجودة. كما يستحسن ألا تزيد عدد أيام المؤتمر عن 3 أيام.

   4- اختر متحدثين رئيسيين على درجة عالية من التميّز، مع ملاحظة أن ازدحام وقت هذه الشخصيات المميزة يقتضي الإتصال بهم في وقت مبكر جداً، و مع ملاحظة أنهم يرغبون في تحقيق أمور لا بد أن تكون سباقاً في توضيحها لهم (الحجز المبكر للسفر، ترتيبات السفر الأخرى كدرجة الطيران، و كذلك الإقامة كيف و أين ستكون؟ الترتيبات المالية التي تليق بالضيف، ....الخ.

   5- أن تكون الأوراق المقدمة للمؤتمر محكَّمة لضمان الجودة و خدمة محاور المؤتمر الرئيسية.  كما ينبغي الإعلان عن ذلك بشكل واضح.

   6- لا تتوسع في المحاور أو في إعداد المتحدثين الرئيسيين إذا لم يكن لديك الميزانية الكافية أو الدعم اللوجستي الكافي من الادارات المساندة (العلاقات العامة/المواصلات/الصيانة...الخ.

   7- هل بالفعل تحتاج إلى شركة منظمة؟ أم الأفضل أن تديره بنفسك؟ أجب عن هذه النقطة بدقة حيث أن غالبية الشركات المنظمة للمؤتمرات في منطقتنا ليست مهنية بالحد الكافي. 

   8- أنشئ موقعاً إلكترونياً للمؤتمر لا يحوي معلومات متضاربة.  إن الموقع الخالي من الأخطاء المنطقية أو اللغوية هو أول انطباع حسن يبقى في عقول المشاركين و غير المشاركين أيضاً.  تأكد من أن الموقع يحوي المعلومات الأساسية عن المؤتمر و حدثه باستمرار. أيضا وضح بالموقع الالكتروني الفنادق المتاحة و التخفيضات الخاصة بالمشاركين بالمؤتمر، و تأكد من أن اتجاهات الفنادق و مقر المؤتمر مذكورة بشكل ميّسر.

   9- أعلن عن المؤتمر بكل السبل و من أهمها: الموقع الالكتروني المميز، مواقع الإعلان عن المؤتمرات بالنت، الخطابات و الايميلات المباشرة، الملصقات الدعائية، و الصحف الورقية و الالكترونية. 

   10- من الممكن أن يتناسى الناس ضعف المستوى العلمي للمؤتمر و لكنهم لن ينسوا الآتي: موقع إلكتروني ركيك، عدم تجاوبك لاستفساراتهم قبل المؤتمر، عدم إلتزامك بالمواعيد المعلنة بالموقع أو وضعك لشروط إضافية لم تذكرها مسبقاً، كيفية استقبالهم و من ثمّ تسجيلهم للمؤتمر، غذائهم المشمول في رسوم التسجيل، و استلام شهادات الحضور مباشرة بعد تقديم مشاركتهم.

   11- أهم ثلاث لجان هي اللجنة المنظمة و اللجنة العلمية و اللجنة المالية، و لذا اختر بعناية فائقة رؤساء و أعضاء هذه اللجان.

   12- لا تجعل عضوية اللجان تتكرر أو أن يرأس نفس الشخص أكثر من لجنة.

   13- تأكد أن يكون رئيس أي لجنة صاحب شخصية منظمة و ذو روح مبادرة.

   14- من أهم الشخصيات هي شخصية رئيس اللجنة المنظمة إذ لا بد أن يكون قيادياً و مهتماً بالتفاصيل في نفس الوقت، و له علاقات واسعة داخل و خارج المؤسسة على ألا يكون مركزياً مضيعاً لأوقاته و أوقات زملائه في التفاصيل الدقيقة – على حساب الأمور الأهم - التي لايجني المؤتمر من ورائها إلا التأخير و سوء التنظيم.

   15- الرعاية الإعلامية للمؤتمر: يستحسن الإتفاق مع جهة إعلامية محددة حتى تجد الالتزام من هذه الجهة عند الرغبة في نشر بروشورات و اخبار و مقالات المؤتمر.

   16- من المهم جداً أن يكون أعضاء اللجنة العلمية من أكثر أعضاء المؤسسة المنظمة تميزاً (المرتبة الأكاديمية/الخبرة المهنية).  إن اختيار رتب أقل سيقلل من الموثوقية و نوعية العمل كما سيترك كثير من علامات الاستفهام عن سبب إقصاء الرتب الأعلى.

   17- ابلغ أعضاء اللجان مقدماً عن العائد الذي سيجنونه من المشاركة و هل هو مادي أم معنوي.  (لا تتركهم في الظلام يتعشمون و يتخبطون.

   18- ادعم اللجان المختلفة مادياً و معنوياً و لوجستياً.

   19- البت في التواريخ في وقت مبكر. هذا يتيح للمشاركين الحصول على موافقة مرجعياتهم على الحضور و التأشيرات و تذاكر السفر الرخيصة. وحيث أن عملية الحصول على التأشيرة تتطلب وقتاً طويلاً، فينبغي وضع تواريخ تسليم الأوراق و قبولها قبل المؤتمر بوقت كافٍ (كأن يكون موعد قبول الاوراق قبل المؤتمر بخمسة أشهر على سبيل المثال.

   20- رعاية الشركات و المؤسسات: إبدأ في الحصول عليها منذ وقت مبكر حتى تسهل عليك العديد من الأمور الأخرى (رسوم التسجيل، جودة الموقع الالكتروني، نوعية المتحدثين الرئيسيين...الخ.

  21- الموقع: تأكد أنه يمكن الوصول إلى موقع المؤتمر بسهولة من قبل الجميع، و أن المطاعم على مسافة قريبة. تجنب المكان النائي إلا إذا تم توفير وسيلة المواصلات المناسبة. و الأفضل إمكانية سكن المشاركين في نفس مكان انعقاد المؤتمر. و غالباً لا يُنصح بالارتباط بتسكين المشاركين في المؤتمر و يُكتفى بذكر الفنادق التي لها أسعار مخفضة.

   22- الأفضل أن يكون موقع المؤتمر به قاعة محاضرات كبيرة و العديد من القاعات المساندة، كما تأكد أن هناك صالة تتوسط قاعات المحاضرات لتسهيل حركة المشاركين و تسهيل تعارفهم. و تأكد من تجهيز أماكن للجلوس في هذه الصالة و كذا المأكولات الخفيفة و المياه و المشروبات الساخنة و الباردة.

   23- الاتصالات: لا بد أن تكون هناك جهة مخوّلة بالرد يومياً – بدون تأخير - على استفسارات الراغبين بالمشاركة في المؤتمر، و لا بد أن تكون هذه الجهة قادرة على الرد بأسلوب مهني و باللغتين العربية و الانجليزية. حبذا إرسال رسائل الكترونية مستمرة و متواصلة من قبل المؤتمر إلى الأشخاص المشتركين بالمؤتمر و في جميع المراحل (التسجيل / تأكيد القبول/ إصدار التاشيرات/ اكتمال البرنامج العلمي ... الخ.

   24- من الأفضل جعل فترة تقديم البوسترات (في حالة وجودها ضمن انشطة المؤتمر) في خانة مستقلة من البرنامج العلمي للمؤتمر و حث الجميع لحضورها و المشاركة و الاستفادة منها.

   25- يستحسن تقديم جوائز حول أفضل بحث مقدم أو أفضل بوستر أو أفضل مشاركة للشباب.

   26- لا تتوسع في البرامج الحوارية أو المعارض و الدورات المصاحبة إذا لم يتوفر لديك الوقت أو الميزانية أو الأشخاص المناسبين لإداراتها.

   27- مع أهميتها لمصاحبة أي مؤتمر، لا تتوسع في البرامج الترفيهية إذا لم يتوفر لديك الدعم اللوجستي من الإدارات المساندة.

   28- إنّ اشراك متطوعين من الطلاب في أعمال المؤتمر أثناء انعقاده سيعود بالخبرة على الطالب كما سيسهم في تنفيذ المهام المختلفة للمؤتمر.

   29- تأكد من أنك انتهيت من كافة أعمال اللجنة العلمية قبل المؤتمر بوقت كافٍ حتى لا تتأخر عملية طباعة كتيبات و برامج المؤتمر. كما تأكد أن يكون كتاب المؤتمر شاملاً و كافياً بحد ذاته لإعطاء أغلب المعلومات عن المؤتمر مثل اللجان المنظمة و أعضائها و البرنامج العلمي و أسماء المحاضرين الرئيسيين و ملخصات محاضراتهم و أسماء المشاركين بأوراق علمية أو بمعلقات (Posters).  

  

    أثناء المؤتمر

   1- إدخال التقنيات الحديثة عند تسجيل المشاركين.

   2- الاهتمام بالمشارك فور دخوله صالة التسجيل أمر هام جداً، لذا يلزم وجود أشخاص مهمتهم الترحيب به و الإجابة على تساؤلاته و حل أي مشكلة قد تحصل له.

 

     3- تأكد من:

-       وجود اللوحات الإرشادية الموصلة لمكان المؤتمر و أيضاً على قاعات المحاضرات و القاعات المساندة.

-       أن اجهزة العرض و الحواسيب المتصلة تعمل بشكل جيد.

-       توفر أجهزة حاسب كافية متصلة بالإنترنت و طابعة.

-       وجود ما يكفي من مخارج الكهرباء و أنواع القوابس (الفيش) المناسبة  للحواسيب المختلفة.

-       توفر حقيبة المؤتمر المتكاملة بكميات أكبر من العدد المتوقع. 

-       أن تعلن بشكل واضح عن أوقات تحرك الباصات، و الإلتزام الدقيق بذلك.

-       توفير المرطبات و الشاي و بعض المأكولات الخفيفة باستمرار (ولو بمقابل مادي في أسوأ الظروف!).

  

     4- تأكد - ان لزم - كتابة توصيات في نهاية المؤتمر، أن تكون عملية و أن تكتب بصيغة  جماعية.

 

     بعد المؤتمر

    1- أرسل إيميلات الكترونية تشكر فيها المشاركين على حضورهم، و تقدم لهم اعتذاراً عاماً تجاه أي قصور، و أشعرهم برغبة حقيقية في التواصل معهم في مناسبات لاحقة.

    2- إن كان لبعضهم طلبات محددة كشهادة بدل فاقد أو استرداد مالي و نحوهما، فبادر إلى تنفيذ ذلك على الفور.

    3- أرسل خطابات شكر للمتحدثين الرئيسيين و المتحاورين.

    4- أرسل خطابات شكر لكل من ساهم في أعمال المؤتمر، و إن كان هناك مكافآت مالية، فبادر في صرفها لهم.

    5- اعمل جلسة تقييم شاملة للمؤتمر يحضرها جميع من شارك في المؤتمر بهدف التعلم من التجربة و تحسينها مستقبلاً و توثيق العمل حتى يستفيد منه القادمون الجدد.

    6- تابع تنفيذ توصيات المؤتمر.

  

 

         

            

   أ.د. زكي بن شاكر صديقي

   أستاذ جامعي، جامعة أم القرى، المملكة العربية السعودية

   ساهم في تنظيم العديد من المؤتمرات و الملتقيات العلمية

   البريد الالكتروني: zseddigi@gmail.com

المصدر: http://www.arsco.org/detailed/4f51fd10-2afa-4b03-94b8-fb6c12db00a5